“Maatwerk en persoonlijke touch belangrijk bij 2e spoor”

Als Senior Casemanager Verzuim is Sietske Cuppen bij De Rijnhoven onder meer verantwoordelijk voor het verzuimbeleid en de zwaardere verzuimcases. “De Rijnhoven is een warme omgeving voor kwetsbare ouderen, met zelfstandigheid waar mogelijk en precies de zorg die nodig is”. De ongeveer 600 medewerkers helpen vooral mensen met dementie. Vaak komen ze bij een van de locaties van De Rijnhoven wonen in hun laatste levensfase. Verzuim is ook bij deze organisatie een groeiend vraagstuk. Met de Scan duurzame inzetbaarheid wil De Rijnhoven samen met medewerkers kijken naar wat er nodig is om verzuim te verlagen.

Op tijd op de rem trappen

Net als in de hele VVT-branche ziet Sietske veel vacatures en een hoog ziekteverzuim bij De Rijnhoven. “Wij zitten iets onder het branchecijfer, maar het is wel onze grootste uitdaging op dit moment. De zorg gaat gewoon door, met minder mensen. Dan moet je soms keuzes maken in wat je wel en niet doet”. Helaas ziet Sietske te vaak dat medewerkers niet snel genoeg op de rem trappen. “Ik zie meer psychische klachten doordat het werk ook mentaal zwaarder wordt, maar ook steeds meer medische klachten door fysiek zwaar werk. Eerst worden onze cliënten zo lang mogelijk thuis verzorgd, tot het echt niet meer kan. De criteria om bij ons te komen wonen, worden steeds zwaarder. Dat betekent ook dat het werk hier steeds zwaarder wordt”. Een vierde van het personeelsbestand is 55-plus. Sietske ziet zeker bij 45-plussers een hoger ziekteverzuim rondom fysieke klachten. “Slijtage krijg je steeds vaker als je medewerkersbestand vergrijst. Veel collega’s hebben zoveel hart voor het werk en willen niet stoppen. Maar juist voor hun is het belangrijk is om op tijd op de rem te trappen”.

Zelforganiserende woningen

Een groot deel van de 600 medewerkers van De Rijnhoven, is medisch verzorgende, helpende, verpleegkundige of arts. De ondersteunende diensten zoals ict, schoonmaak en catering werken met leidinggevenden. De zo’n 33 teams in de woningen werken zelforganiserend met de directeur zorg als uiteindelijke leidinggevende. Elk team bestaat uit 8 tot 15 medewerkers die samen enkele teamrollen verdelen. Bijvoorbeeld voor P&O en voor het rooster. “Bij de zelforganiserende teams pakt casemanagement verzuimmeldingen op. Dan communiceren we met de medewerker, teamrol P&O en teamrol roosteren. Ook houden we de directeur zorg op de hoogte van de situatie. Bij de ondersteunende diensten, is de leidinggevende degene die het verzuim allereerst oppakt”.

Flexbureau

In elke woning van De Rijnhoven is de teamrol roosteren verantwoordelijk voor de uren. Als diegene het rooster niet rond krijgt, gaat er een telefoontje naar het planbureau. De Rijnhoven heeft ongeveer 100, 150 mensen in een flexibele schil die in zo’n geval ingezet worden. “Daar worden we wel steeds afhankelijker van. We kijken nu naar de mogelijkheid om de flexibele schil niet over de hele organisatie te verdelen maar over een aantal locaties. Dan heb je meer vaste flexgezichten en dat is prettig werken voor de collega’s, maar ook fijn voor de cliënten”.

Scan duurzame inzetbaarheid

De zelforganiserende teams zijn net als bij veel andere organisaties een kleine 10 jaar geleden ingevoerd. “Het is een goede manier van werken als je team functioneert en op volle sterkte is. Maar de coronatijd heeft erin gehakt. Veel zieken en steeds meer vacatures. Het is niet meer rustig geworden. We hollen maar door en de druk is hoog”. Dit kan zo niet langer, ziet Sietske. Daarom is De Rijnhoven gestart met de Scan duurzame inzetbaarheid. Samen met de medewerkers kijkt de organisatie naar hoe het werk beter ingericht kan worden. “Het is een 0-meting om te kijken aan welke knoppen we moeten draaien zodat medewerkers prettiger kunnen werken en we uiteindelijk verzuim verlagen”.

Wat De Rijnhoven precies gaat doen om verzuim te verlagen, dat is afhankelijk van de uitkomsten van de 0-meting. “Het kan zijn dat we de organisatie anders moeten inrichten of andere hulpmiddelen voor tillen moeten inzetten. Misschien is maatwerk voor een medewerker wel de beste optie. Maar we vinden het vooral belangrijk dat de medewerkers zelf aangeven wat ze nodig hebben en hoe we ze het beste kunnen ondersteunen”.

Re-integratie op de woning

Om de zorg wat te ontlasten, werkt De Rijnhoven met gastvrouwen. “Zij zijn vooral in de woonkamer van een woning aanwezig en zijn verantwoordelijk voor het welzijn van de bewoners in de woonkamer. Zij verzorgen bijvoorbeeld het eten, de koffie en activiteiten. De gastvrouwen zijn soms studenten, maar ook mensen die langere tijd niet gewerkt hebben”. Deze laagdrempelige rol is niet alleen een mooie manier om steun te bieden, het is ook ideaal voor re-integratie op de werkvloer. “Medewerkers die niet direct in hun eigen functie kunnen re-integreren, kunnen wel een paar uurtjes op een dag werken als gastvrouw. Gewoon even kopje koffie drinken of spelletje spelen”.

Verzuimcases 2e spoor: laagdrempelig maatwerk nodig

De meeste verzuimcases die Sietske en haar collega’s behandelen, zijn tussen de 6 weken en 1 jaar. “We proberen zoveel mogelijk medewerkers 1e spoor te re-integreren, ze een plek te geven binnen onze organisatie. Maar na een jaar zijn we verplicht om het 2e spoor in te zetten. Dan vind ik het vooral belangrijk om te kijken naar wat de medewerker op dat moment nodig heeft”. Sietske kijkt dan ook altijd welke 2e spoorbegeleider het beste bij de medewerker past. “Bij het 2e spoortraject komt ook een stuk coaching kijken. De ene persoon durft veel en de ander is voorzichtiger. Onzekerheid speelt vaak ook een rol. De persoonlijke touch van BVL past daar veel beter bij dan een hele grote re-integratieclub”.

Toen Sietske bij De Rijnhoven kwam werken, waren er verschillende partners voor bijvoorbeeld arbeidsdeskundig onderzoek en 2e spoor. “Wat mij opviel aan BVL? Heel laagdrempelig. Niet alleen in hun begeleiding, ook in de samenwerking. Je stuurt een mailtje en krijgt snel reactie. We overleggen over de casus, wat er moet gebeuren en wat ik denk dat er nodig is en dan gaan ze aan de slag. Er is goed overleg met De Rijnhoven en ook met de medewerker. Onze medewerkers zijn over het algemeen heel tevreden, net als ik”.

Inmiddels heeft Sietske wel geleerd: ja er zijn standaarden en UWV-verplichtingen, maar het belangrijkste is om te kijken naar wat iemand nodig heeft. “Uiteindelijk is 2e spoor re-integratie gewoon maatwerk. Ik denk dat als je verzuim echt naar beneden wilt krijgen, je moet kijken naar de mensen. Wat kun je wél in plaats van wat kun je niet. Kijken vanuit mogelijkheden. Als dan blijkt dat het echt beter is als een medewerker buiten De Rijnhoven beter uit is, dan is BVL ook de partner die ik bel. Door hun regionale netwerk en bekendheid met de VVT-branche, komen mijn collega’s altijd op een passende plek terecht”.