“Een 2e spoor-begeleider waar ik op kan bouwen”

De zo’n 560 helpenden, verzorgenden en verpleegkundigen die bij VariantZorg in dienst zijn, hebben veel regie over hun eigen werkende leven. Zij geven zelf aan waar, wanneer en hoeveel ze willen werken. Vervolgens koppelt een planner deze opgegeven beschikbaarheid aan een openstaande dienst. Ongeveer twee derde van de diensten is op zorglocatie, een derde in de thuiszorg.

Casemanagement Verzuim & Preventie

Tanja Christianen is de casemanager van VariantZorg. Zij is verantwoordelijk voor het verzuim en voor de preventie binnen de organisatie. Dit houdt in dat zij het MT adviseert over deze twee onderwerpen, een-op-een samenwerkt met de arbo-arts en alle verzuimcases in beheer heeft. De medewerker Verzuim ondersteunt haar met de cases en administratie.

Eerder aanhaken bij verzuim

Net als in de hele zorgbranche, ziet ook Tanja een hoog verzuimpercentage. VariantZorg koos er daarom een half jaar geleden voor om, na een succesvolle pilot, verzuim anders aan te pakken. “Bij een verzuim van meer dan 14 dagen kom ik nu al in beeld en neem ik het dossier van de manager over. Voorheen was dit na een periode van één jaar.’’ VariantZorg maakt deze keuze omdat er met name in die eerste weken winst te behalen valt. “Als ik vanaf het begin betrokken ben, dan zie ik beter wat iemand nodig heeft. Hier goed op aanhaken draagt, waar dat kan, bij aan een sneller herstel.’’ Daarnaast hoeven de managers niet meer de soms ingewikkelde dossiers op te stellen. “Omdat het mijn vak is, weet ik precies aan welke regels we moeten voldoen. De managers hebben weer hun eigen specialisaties. Zij blijven tijdens het verzuim wel betrokken en zo is in deze werkwijze een mooi samenspel ontstaan, wat ook goed is voor de zorgprofessional.”

Focus op preventie

“We hebben veel aandacht voor preventie en de focus hierop groeit nog steeds”, vertelt Tanja. “Ook Varianters die nog volledig aan het werk zijn, kunnen ergens tegenaan lopen. Of dit nu privé- of werkgerelateerd is, dat maakt niet uit. Wanneer zij de behoefte hebben om te sparren of om hun verhaal te delen, dan kunnen zij hiervoor op diverse plekken terecht binnen VariantZorg.’’ In de eerste plaats kunnen medewerkers terecht bij de eigen manager, maar evengoed bij Tanja. Met regelmaat komt het voor dat managers medewerkers naar Tanja doorverwijzen. Ook is er de mogelijkheid om gebruik te maken van het, zo nodig vertrouwelijke, preventiespreekuur van de arbodienst. Daarnaast heeft iedere medewerker toegang tot een online coaching-programma. Dit programma wordt ingezet wanneer er behoefte is aan ondersteuning op een specifiek vlak. Tanja: “Als ik kijk naar de kleuren van de DISC-methode, dan is de zorgmens vaak een ‘groene’ persoonlijkheid, die graag wil helpen. Het valt me op dat behoorlijk wat zorgprofessionals daardoor intrinsiek geneigd zijn om zichzelf voorbij te lopen.” Coachingstrajecten over bijvoorbeeld je eigen grenzen bewaken, sluiten volgens Tanja mooi aan op de behoeften van medewerkers. “De coaching krijgt een 8,4 dus we kunnen hierin uitbreiden.’’

Re-integreren in de thuiszorg

“Als je vooral in de wijk aan het werk bent, dan ben je vaak alleen op pad. Soms is het dan uitdagend op welke wijze medewerkers in de thuiszorg het beste kunnen re-integreren. Een kopje koffie  drinken bij een vaste cliënt kan dan al een eerste stap zijn in het proces.” Het vervolg, het opbouwen in uren en taken, wordt meestal opgepakt door iemand te laten meelopen met een collega. “Wanneer dat (nog) niet haalbaar is, zetten we welzijnswerk op de locaties in.” In zo’n situatie gaat een medewerker op een van de locaties bijvoorbeeld een spelletje spelen met bewoners en een praatje maken. Tanja: “Ik begeleid iemand die bij dementerende cliënten re-integreert. ‘Nou, ik heb weer lekker de nageltjes gelakt hoor!’, vertelt ze me dan. Of ze geeft op een hete zomerdag de bewoners een voetenbadje. Geweldig vind ik dat. Ook al kun je dan je eigen werk niet meer uitvoeren, op deze manier beteken je ook veel voor mensen. En dat is vaak wat onze zorgcollega’s heel graag willen.’’

Liever een kleiner 2^e spoor-bureau met echte aandacht

Toen Tanja in 2022 bij VariantZorg begon, werd ze ingewerkt door een interim casemanager van BVL. “Dat was een prettig contact, dus ben ik bij BVL gebleven voor spoor 2. Wat ik vooral fijn vind, is dat het een kleinere organisatie is waardoor er ook echt aandacht is voor onze samenwerking. Mijn vaste contactpersoon begrijpt welke rol de werkgever heeft en houdt rekening met de diverse partijen. Ze is goed bereikbaar en houdt me betrokken, je bent nooit nummer 3 in de wachtrij. Daarnaast hebben we elk kwartaal een evaluatiegesprek om te kijken hoe de samenwerking gaat.”

Wat Tanja ook merkt, is dat BVL efficiënt en gestructureerd werkt en altijd bovenop het proces zit. “Mijn contactpersoon pakt de verantwoordelijkheid die ik van haar verwacht. Ze komt afspraken na en communiceert goed. Elk 2^e spoor-dossier is altijd zo samengesteld dat het direct mee naar het UWV kan. Zo kunnen we op elkaar bouwen.”

Op tijd leveren is één, maar Tanja is vooral te spreken over hoe proactief BVL werkt. Ze krijgt bericht als een afspraak niet lukt en haar contactpersoon denkt creatief mee in het aanreiken van oplossingen. “Ik had eerder een complex dossier waarbij door bijzondere omstandigheden het 2^e spoor niet op tijd ingezet kon worden. Wat konden we het beste doen? Dat dit goed uitgepakt heeft, heb ik te danken aan de doortastende 2^e spoorbegeleider van BVL.’’

Voor Tanja zijn deze voordelen handig en komen ze allemaal neer op vooral die aandacht die een 2^e spoorbureau moet leveren. “Oprechte aandacht, dat is wat ik verwacht en ook krijg van BVL. Vooral ook voor onze zorgprofessionals. Door die aandacht weet ik dat ze echt kijken naar de mens en dat alle mogelijkheden benut worden. Wanneer we alles halen uit een 2^e spoortraject wat erin zit is het voor mij succesvol.’’